Imagen generada por DALL-E.

Un Flujo de Trabajo Sencillo para Pequeñas Victorias

Sabemos que existen esas pequeñas tareas que, de alguna forma, terminan tomando más tiempo del que deberían. Cosas como organizar las notas de una reunión, enviar correos de seguimiento, o simplemente mantener informado al equipo. Estas tareas pequeñas, pero constantes, llegan a tomar mucho tiempo. Por eso hoy veremos cómo automatizar tu flujo de trabajo diario utilizando GenAI como tu asistente personal para quitarte estas tareas de encima.

Cómo Proporcionar Contexto a la IA Generativa

Vamos a introducir la herramienta de la semana:

Proporcionar Contexto

Un truco para hacer que tus interacciones sean más efectivas: utiliza Contexto en tus prompts. Al darle a GenAI algo de contexto, obtendremos resultados mucho más ajustados a lo que necesitamos. Por ejemplo, podrías decir:

      
Somos una agencia de diseño. Acabamos de tener una reunión sobre el progreso semanal de proyectos. Los miembros clave del equipo son: Sara (diseñadora principal), Juan (gestor de proyectos) y María (enlace con el cliente).

Copia el prompt y pruébalo con ChatGPT

Proporcionar más contexto ayuda a que la IA comprenda mejor la situación y ofrezca resultados más relevantes.

¿Por qué Importan las Pequeñas Victorias con IA?

A veces pensamos en la IA como algo grande y complicado que resuelve problemas enormes, pero también es el compañero perfecto para esas pequeñas victorias diarias. Automatizar esas tareas repetitivas y tediosas significa liberar espacio mental para lo que realmente importa. Ya sea relacionado con el trabajo o temas personales, la IA puede ayudarte a simplificarlo todo.

Paso a Paso: Automatización Sencilla del Flujo de Trabajo

Vamos a ver cómo podemos usar GenAI para automatizar pequeñas pero esenciales tareas tras nuestras reuniones, desde la creación de notas hasta la actualización de stakeholders externos.

Paso 1: Resumir las Notas de la Reunión

Primero lo primero—después de una reunión, necesitamos capturar los puntos clave y las decisiones. Con IA, en lugar de escribir estas notas manualmente, puedes ingresar un prompt que te ayude a generarlas. Así es cómo configurarlo:

      
Necesitamos un resumen de la reunión del equipo de hoy. Hablamos de tres proyectos clave y tomamos decisiones sobre los próximos pasos. ¿Puedes ayudarnos a crear un resumen para compartir con el equipo?  

[_Inserta aquí la transcripción de la reunión_].

Copia el prompt y pruébalo con ChatGPT

Esto te dará un resumen limpio y conciso de la reunión, listo para compartir internamente. ¡Ya no más intentos por recordar los detalles!

Paso 2: Convertir las Notas en Tareas Accionables

El siguiente paso es convertir esas notas en una lista clara de tareas accionables para el equipo. Este paso es crucial para mantener a todos responsables y garantizar que los seguimientos sean claros. La IA puede ayudarte a desglosar los puntos de discusión en pasos concretos:

      
Basándonos en el resumen de la reunión, ayúdame a crear una lista de tareas accionables. Asegúrate de especificar quién es responsable de cada tarea y las fechas límite acordadas.

Copia el prompt y pruébalo con ChatGPT

Este paso asegura que el equipo sepa en qué deben enfocarse, y te mantiene en control sin tener que escribir todo manualmente.

Paso 3: Crear Correos Automatizados para Stakeholders Externos

Finalmente, si la reunión involucró decisiones que afectan a stakeholders externos (clientes, socios, etc.), probablemente será necesario mantenerlos informados del progreso. En lugar de redactar estos correos desde cero, deja que la IA haga el trabajo pesado. Aquí te mostramos cómo puedes usar un prompt simple:

      
Necesito enviar una actualización a nuestra agencia de marketing sobre los cambios que acordamos en la reunión de hoy. Decidimos aumentar el gasto publicitario en un 15% y actualizar las creatividades. ¿Puedes redactar un correo para mí?

Copia el prompt y pruébalo con ChatGPT

Con esto, obtendrás un correo listo para enviar que puedes personalizar si es necesario.

Reflexiones Finales

Tareas pequeñas como las notas de reuniones, las tareas pendientes y los correos de seguimiento pueden consumir tiempo—pero no tiene por qué ser así. La IA es perfecta para estas pequeñas victorias, permitiéndonos automatizar flujos de trabajo y recuperar más tiempo. Recuerda utilizar contexto en tus prompts para que la IA pueda asistirte mejor.

¡Tu Turno: Pruébalo!

La próxima vez que tengas una reunión, prueba estos pasos. Usa ChatGPT para que te ayude con las notas, las tareas pendientes y los correos. No se trata de que la IA haga todo, sino de trabajar con la IA para que tu día sea más fluido y eficiente.